اصول برگزاری جلسات ، آداب پوششی و مکانی

فهرست مطالب

مقدمه. 1

آداب پوشش حرفه ای آقایان در جلسات رسمی و کنفرانس ها 2

آداب لباس پوشیدن رسمی خانم ها برای جلسات و کنفراس ها 4

مکان برگزاری جلسه. 8

مدیریت زمان در جلسات... 9

پذیرایی.. 9

وسواس در زمان شروع و پایان جلسات... 10

ویژگی مکان برگزاری یک جلسه و محل نشستن افراد در آن. 11

ویژگی های انسانی مکان. 13

اقتصاد مکان. 13

ویژگی های فرهنگی مکان. 15

ویژگی سیاسی مکان. 16

سالن کنفرانس... 16

دسترسی(Accessibility) 17

قابلیت استفاده (Availability) 17

تسهیلات سکونت (Lodging Accommodations) 18

برازندگی (Suitability) 18

هزینه (Costs) 19

نیروی انسانی (Staffing) 19

تسهیلات سالن کنفرانس (Facilities) 19

برندینگ (branding) 20

امکانات فنی (Technical) 20

مواد غذایی و آشامیدنی (Food and Beverage) 21

منابع. 21

حساس ترین ملاقات ها و جلسات غالبا جلسات مذاکره برون سازمانی اند. هر چه رفتار ما در این محیط ها حرفه ای تر باشد موفقیت بیشتری نصیب ما و سازمانی که در آن فعالیت می کنیم می سازد. جلسات سازمانها را براساس هدف یا براساس برنامه زمانی برگزاری آنها، می توان به صور متفاوتي طبقه بندی نمود. گاهي هدف از جلسه تبادل اطلاعات و گزارشدهي است و گاهي توجيه و قانع كردن ديگران براي انجام كار و گاهي تصميمگيري درمورد يك مساله است. بطور کلی جلسات را به چهار نوع می توان تقسيم نمود:

جلسه حل مساله: مساله ميتواند شامل ابهام درمورد يكسري مقررات جديد یا تضاد درمورد تقسیم کارها باشد و آنچه اهميت دارد اين است كه وضعيت موجود بايد تغيير يابد. بسته به ماهیت مسئله، این جلسات می توانند در سطوح خرد یا کلان تشکیل شود. جلسه حل مسائلی مانند مشکلات کارآموزی دانشجویان در بخش ها یا افزایش حجم کارها به دلیل کمبود نیروی انسانی و نظایر آن تنها زمانی خوب جواب ميدهد كه تمايل به تغيير در جلسه وجود داشته باشد. معمولاْ جلسات حل مساله لازم است افراد دارای دانش و تخصص مرتبط با جلسه با دیدگاه های مختلف، دعوت شوند. جلسه سیاستگذاری: جلسه حل مسائل، جلسه برخورد با مساله است درحالي كه در يك جلسه سیاستگذاری فشار براي اتخاذ تصميم نهايي است. درصورتی سازمان از ساختار سلسله مراتبي پيروي ميكند، جلسه بايد تصميمگيرنده نهايي داشته باشد و لذا در این جلسات باید ذیتفعان اصلی که وظیفه حمایت و یا اجرای سیاست را برعهده دارند، باید حضور داشته باشند. قبل از جلسه بايد اطمينان حاصل شود كه همه افراد از نحوه تصميمگيري آگاه هستند و آن را قبول دارند.

جلسات تدوین آئین نامه ها و دستورالعمل یا سیاست های تخصیص منابع در سطوح خرد یا کلان از این دست هستند. در برخي از موارد مديران قبل از تشكيل چنين جلساتي، تصميم را خود اتخاذ ميكنند و از افراد بهطوري صوري استفاده ميكنند؛ در چنين مواردي بهتر است به جاي جلسه تصميمگيري يك جلسه استفاده از اطلاعات تشكيل شود و مدير تصميم خود را بگوید. جلسه گزارشدهي و اطلاعرساني و یا جلسات آموزشی: درصدي از جلسات اداري مخصوص گزارشدهي و استفاده از اطلاعات است. مبادله اطلاعات، حكم اكسيژن براي هر سازمان اداري است و درنتيجه عدم اطلاعرساني، شایعه پراکنی و سوءظن در بين اعضاء سازمان پرورش مييابد. تعاملات این جلسات یکطرفه بوده و محدودیتی در تعداد شرکت کنندگان وجود ندارد. اينگونه جلسات ارزشمند هستند چرا كه هريك از افراد فرصت مشاركت و گوش دادن به نظريات ديگران را دارد. برخلاف جلسات گزارشدهي، جلسات بازخور بايد سازمانيافته و برنامهريزي شده باشد تا بتوان شرایط حداکثر استفاده از مشارکت صاحبنظران را فراهم آورد.

آداب لباس پوشیدن رسمی آقایان برای جلسات و کنفراس ها تنها پوشش مناسب آقایان در جلسات، میهمانی ها، کنفرانس ها و همایش های رسمی و اداری کت و شلوار است که باید موارد زیر در آن رعایت شود.

- کت تک یا اسپرت به هیچ وجه مناسب مجالس رسمی نمی باشد.

- تنها کت شلوارهای دو دکمه و تک دکمه مناسب مجالس رسمی میباشند.

- رنگ کت در مجالس رسمی فقط سرمهای یا مشکی است.

- ترجیحا از کت شلوار با پارچه ساده استفاده کنید، در صورتیکه میخواهید از کت شلوار طرحدار استفاده کنید خطهای آن بسیار نازک باشد.

- رنگ پیراهن زیر کت آبی روشن یا سفید باشد.

- زیر کت پیراهن آستین کوتاه نپوشید.

- در صورتی که تمایلی به استفاده از کراوات ندارید از پیراهن هایی با یقه دیپلمات استفاده کنید در غیر اینصورت حتما کروات بزنید.

- اگر از کراوات استفاده می کنید این نکته را در نظر بگیرید که رنگ کراوات شما باید پررنگ تر از پیراهن تان باشد …

- استفاده از دکمه سردست باعث وقار شما میشود.

- کمربند باید ساده، مشکی و چرمی باشد و همچنین سگک کمربند به گونه ای باشد که جلب توجه نکند(از سگک های براق و نگین دار استفاده نکنید).

- رنگ جوراب برای لباس های رسمی مشکی میباشد.

- کفش باید مشکی ساده و چرمی باشد(ترجیحا نوک نسباتا تیز با لژ ٣ سانتیمتر در پاشنه)

- هرگز از کفشهای براق استفاده نکنید.

- در هنگام راه رفتن و ایستادن دکمه بالایی کت (در کت شلوارهای دو دکمه یا تک دکمه) بسته باشد.

- هنگام نشستن هر دو دکمه باز باشد.

- جیب های کت تزئینی است در آنها چیزی نگذارید، در برخی از کت شلوارها جیب ها دوخته شده است آنها را باز نکنید.

- در جیبها بغل چیزی نگذارید که هنگام بستن دکمه برجستگی آن نمایان شود( فقط خودکار دفترچه یا یک کیف کوچک)

- خانم ها در انتخاب رنگ محدودیت کمتری دارند اما در نهایت باید پوششی با رنگ تیره انتخاب کنند.

- اگر شرکت یا مجموعه شما لباس فرم خاصی انتخاب کرده است وظیفه شماست که به لباس فرم شرکت خود احترام گذاشته و از آن استفاده کنید.

- هرگز از مانتوهای تنگ کوتاه و جلو باز استفاده نکنید.

- کفش شما باید رسمی، تیره و با پاشنه ٣ الی ٥ سانتیمتر باشد، پوشیدن صندل و کفش اسپرت کاملا غیر حرفه ای میباشد.

- از جوراب مشکی یا رنگ پا استفاده کنید.

- در کشورهای اسلامی به علت حجاب پوششی ساعت، حلقه ازدواج یا انگشتر و دستنبد ظریف ، تنها زیورآلاتی هستند که استفاده میشوند ولی در کشورهای غیر مسلمان از گردنبند و گوشواره کوچک نیز استفاده میشود ( در صورت استفاده از گوشواره توجه داشته باشید که گوشواره حتما به گوش بچسبد استفاده از گوشواره های بزرگ، حلقه ای یا آویزدار ممنوع میباشد همچنین از استفاده از زیورآلات پر زرق و برق ذر محیط کار اجتناب کنید ).

- از عینک هایی با فرم ساده استفاده کنید فرم های نگیندار و فشن را در محیط های غیر کاری استفاده کنید.

جلسات کاری را میتوان یکی از مهمترین اتفاقات هر روزه در هر شغلی دانست. همان قدر که آراستگی و خوش لباس بودن شما در این جلسات مهم است چگونگی رفتار و برخوردتان هم از اهمیت ویژهای برخودار است. فرقی نمیکند این جلسات درون سازمانی باشد یا برون سازمانی، آداب معاشرت قواعد مشترکی را برای تاثیرگذاری بیشتر شما در این موقعیت مطرح میکند. در این مطلب به باید و نبایدهایی که در این جلسات بهتر است به آن توجه داشته باشید میپردازیم.

خوش قول باشید

اطمینان حاصل کنید که در زمان مناسب به قرارتان میرسید و زمان کافی برای آماده شدن پیش از شروع جلسه را دارید. به یقین شما نمیخواهید به اتلاف وقت دیگران و وقت نشناسی متهم شوید. این اولین قدم برای جلب اعتماد طرف مقابلتان است.

افراد ناشناس جلسه را معرفی کنید

اگردرجلسه افرادی حضور دارند که با یکدیگر آشنایی ندارند در صورتی که شما سِمتی در آن جلسه دارید و تمام افراد را میشناسید باید آنها را به جمع حاضر معرفی کنید. برای این کار باید ابتدا از معرفی فردی که بالاترین جایگاه شغلی را در آن جلسه دارد آغاز کنید.

یک دستور کار قوی ارائه دهید

این بخشی از آمادگی شما برای داشتن یک جلسهی کاری موفق است. دستور کار قوی شما را در مسیر نگاه میدارد تا با تمرکز بیشتر بتوانید بدون انحراف از موضوع جلسه مباحث را کنترل و مدیریت کنید.

صحیح بنشینید

زمانی که در جلسهای حضور پیدا میکنید باید ارتفاع صندلی خود را تنظیم کنید به گونهای که برابر با سطح نشستن سایر افراد حاضر در جلسه و به خصوص فرد مقابل شما باشد. پایین بودن سطح صندلی شما به نسبت دیگران تصویر یک کودک که بر روی صندلی نشسته را به ذهن متبادر میکند.

با صدای واضح و رسا صحبت کنید

هیچ چیز بدتر از این نیست که در جلسهای کاری به خاطر عدم وضوح گفتههایتان افراد مدام در حال پرسوجو از یکدیگر باشند. آرام صحبت کردن بیش از حد و یا فریاد زدن میتواند اعتبار حرفهای شما را تحت تاثیر خود قرار دهد. بهتر است قبل از جلسه برای کنترل آوای صدایتان تمرین کنید. شمرده و با توناژ مناسب حرف زدن یکی از نکات تاثیرگذار در وجههی کاری شماست.

صحبت دیگران را قطع نکنید

این به هیچ عنوان نمیتواند رفتار مودبانه و یا پذیرفتهای باشد که در میان گفتههای فردی به میان آمده و صحبتهای خود را بیان کنیم. این کار درست مثل این است که وقتی در جمعی حضور داریم دیگران را کنار زده یا هل دهیم تا به جلو برویم.

تلفن همراه خود را در معرض عموم قرار ندهید

بسیاری از مردم در طول جلسات تلفن های خود را بر روی میز می گذارند. این کاری درستی نیست حتی اگر در حالت سکوت باشد ایجاد نور یا نویز آن می تواند جلسه را منحرف کند. بهترین کار این است که تلفن همراه خود را در جیبتان قرار دهید در حالت سکوت با ویبره بگذارید و در صورت نیاز از جمع اجازه گرفته و برای تماس و یا ارسال پیام اتاق را ترک کنید. ارسال پیام در جلسهی کاری و حضور دیگران رفتار بی ادبانهای به شمار میرود.

فقط نوشیدنی بنوشید

شما درهر شرایطی در جلسات کاریتان آزادید که چای یا قهوه و نوشیدنیهایی از این دست بنوشید ولی در میان جلسات کاریای که چندان طولانی نیست صرف میان وعده و یا وعدهی غذایی توصیه نمیشود.

عادات عصبی خود را کنار بگذارید

از بروز عادات عصبی معمول خود اجتناب کنید. حرکاتی مانند ضربه زدن با خودکار بر روی میز، تکان دادن پاها و رفتارهایی از این دست وجههی شغلی شما را خدشهدار میکند.

به همه توجه کنید

در طول جلسه و به خصوص در هنگام صحبت کردن سعی کنید به تمام افراد حاضر در جلسه توجه داشته باشید این کار را میتوانید با برقراری ارتباط چشمی انجام دهید. همچنین بدون توجه به جایگاه شغلی افرادی که در حال صحبت هستند به آن نگاه کرده و نشان دهید که به گفتههایشان بها میدهید.

زمانی برای استراحت در نظر بگیرید

زمانی که جلسات کاری بیش از 1 ساعت و نیم به طول میانجامد باید یک زمان استراحت 20 دقیقهای در نظر گرفت و چنانچه به موقع صرف غذا نزدیک بود باید این زمان را به 30 دقیقه افزایش داد.

حواستان به ظاهرتان باشد

وقتی نوشیدنی مینوشید و یا خوراکی را در جلسات کاری میل میکنید دقت داشته باشید که ممکن است ذراتی از آن در صورت و یا بر روی لباس شما باقی مانده باشد فراموش نکنید که قبل از اینکه توجه همه را جلب کند، پاکشان کنید.

تمام سوالات را برای پایان جلسه نگذارید

سوالات خود را در طول جلسه و در زمانهای مناسب بپرسید. به قطع دوست ندارید شما آن فردی باشید که شروع به پرسیدن سوالات و بیان نکتههای غیر ضروری میکند آن هم درست در زمانی که همه در حال آماده شدن برای به پایان رساندن جلسه هستند.

فضای برگزاری جلسه باید فضایی ساکت و با دمای مناسب و پاکیزه و ترجیحا مشجر با گلدان و معطر باشد . جلسه دور یک میز مناسب تر است . جلسات کاری نمی تواند در امفی تئاتر ها برگزار شود. رابطه اعضای جلسه یک رابطه برابر است . جغرافیای اتاق جلسات نباید به گونه ای باشد که حتی یک عضو جلسه احساس حاشیه ای بودن و غیر مهم بودن داشته باشد . همه اعضای جلسه باید احساس شخصیت و اهمیت در فرایند جلسه داشته باشند. روشن بودن تلویزیون در جلسات صحیح نیست . ترجیحا موبایل اعضا باید روی سکوت باشد . صحبت کردن با موبایل در جلسات ان هم با صدای بلند نوعی بی احترامی به میزبان و دیگر اعضا و رفتاری ناهنجار تلقی می شود مانند بلند صحبت کردن با موبایل در فضاهای عمومی . چت کردن با موبایل و تبلت در جلسات نشان دهنده بی اهمیت بودن مباحث جلسه از نظر چت کننده است .البته گاهی این مشکل ناشی از سوء مدیریت جلسه است که به یک عضو این پیام را منتقل می کند که بهتر است به کارها و سرگرمی های خود مشغول باشد.

در جلسات باید عدالت و توزیع مناسب وقت برای بیان دیدگاهها صورت گیرد. دبیر جلسات باید اعضا را در این خصوص توجیه کرده و در ضمن تذکر لازم داده و در نهایت جلو انحراف زمانی جلسات را بگیرد . حداکثر زمان ارایه دیدگاه در جلسات ۵ دقیقه است هر چند زمان منطقی ۳دقیقه می باشد .استفاده از امکاناتی مانند نوشته های تایپ شده و توزیع ان در بین اعضا و پاور پوینت های مفید و حرفه ای می تواند در صرفه جویی زمان موثر باشد.پرهیز از تعارفات مرسوم و تکراری مانند ابراز خوشحالی از حضور در جلسه و ارزوهای متعدد برای اعضا باید کنار گذاشته شود . هر عضو باید از تکرار مباحث مطرح شده توسط دیگران پرهیز کند و همه تلاش کنند حلقه های مفقوده یا گپ های بحث را تکمیل کنند تا حصول نتیجه سهل تر و سریع تر انجام شود.

پذیرایی در جلسات امری ضروری و مودبانه و البته کارامد و در عین حال ظریف است . ترجیحا باید خدمتگزاری از اعضای جلسه پذیرایی کند . گذاشتن فلاکس اب جوش و چای کیسه ای و .. چندان جالب به نظر نمی رسد . این سبک از پذیرایی مربوط به جلساتی است که طبقه بندی خاص داشته و حضور خدمتگزار در جلسه به مصلحت نمی باشد . برای یک جلسه یک ساعته در فاصله زمانی مناسب دو بار پذیرایی چای و قهوه ضروری است . در فصل گرم پذیرایی با شربت ها و اب میوه ها نیز مناسب ارزیابی می شود . از پذیرایی با هندوانه و خربزه وانار و.. شیرینی های بزرگ و خامه دار که خوردن آن مشکل است و تنقلات مانند پسته و تخمه و اجیل در جلسات اکیدا باید پرهیز شود زیرا مناسب پذیرایی در جلسات رسمی نمی باشد . اگر دسترسی میهمانان به اقلام پذیرایی میسر باشد بهتر است اقلام پذیرایی در سینی مخصوص بوده و از گذاشتن انها در پیش دستی پرهیز شود.در جلساتی که در وقت نهار یا صبحانه برگزار می شود زمان معینی را برای پذیرایی در نظر بگیرید وگرنه دچار کمبود وقت خواهید شدو جلسه در حاشیه صرف نهار و صبحانه خواهد شد.در پذیرایی در جلسات از تجمل گرایی به شدت باید پرهیز شود و سادگی در پذیرایی بعنوان یک اصل باید رعایت گردد . فراموش نکنیم جلسه کاری با ضیافت و شب نشینی دوستانه متفاوت است .

یکی از نکات غیر قابل اغماض در برگزاری جلسات وسواس در زمان شروع جلسات است . تاخیر در برگزاری جلسات جایز نیست و نباید حداکثر از ۵ دقیقه تجاوز کند . اعضای جلسه هم باید توجیه باشند یک ربع زود تر از شروع جلسه در محل برگزاری جلسات حضور یابند و خوش وبش های مرسوم و خارج از دستور ها مربوط به این زمان است و دستور کار باید در ساعت مقرر اغاز شود. دبیر جلسه باید به گونه ای در رعایت نظم شروع و پایان جلسه وسواس داشته باشد که افراد متاخر از حضور در جلسات خودداری کنند و خود را مقید به نظم بدانند.یکی از اسیب های جدی جلسات در ایران دیر شروع شدن جلسات و بهانه اوردن متاخرین است مانند ترافیک و مشغله و … یکی از بزرگان کشور شخصا برای نگارنده نقل می فرمود شهید بهشتی به برگزاری جلسات در موعد مقرر خیلی تاکید داشتند و زمانی که رئیس دیوان عالی کشور بودند به تاخیر یکی از اعضای مهم کشوری اعتراض کردند و فرد مورد اشاره از وجود ترافیک و محدودیتهای امنیتی محل برگزاری جلسه سخن گفته بود شهید بهشتی فرموده بود وقتی می گوییم جلسه راس ساعت ۸ صبح یعنی همه ماباید فکر ترافیک و خرابی ماشین و محدودیتهای امنیتی را هم کرده باشیم . وسواس ایشان در این خصوص جالب و اموزنده است . بدیهی است برای برگزاری جلسات مفید و موثر نکات فراوان زیادی وجود دارد که در اینجا صرفا به اهم انها اشاره شد و امید است فرصتی برای تکمیل انها ایجاد شود و مجموعه های اداری و شرکت های خصوصی با اهمیت قایل شدن به این مساله کارگاههای اموزشی در این باره برپا کنند و مهارتهای مدیران و کارشناسان خود را بالا ببرند.

مکان برگزاری باید جای راحت و مناسبی باشد،اندازه آن متناسب با تعداد افراد جلسه و دارای دما ،نور و لوازم صوتی تصویری مناسب باشد تا رضایت شرکت کنندگان بیشتر جلب شود و مشارکت بیشتری شکل گیرد.در یک جلسه مهم است که رییس جلسه کیست و هرکس کجا باید بنشیند.معمولا میزهای مذاکره به یکی از حالت های o(دایره ای)، T ، U و L شکل هستند که توضیح و کاربرد هریک از میزها در زیر آمده است: وقتی روابط دوستانه است و همه ی افراد شأن و مقامی هم مرتبه دارند میز دایره ای انتخاب می کنند.

وقتی یک نفر رییس و بقیه زیر مجموعه ایشان هستند میزT شکل انتخاب می شود .در شکل زیر رییس و افراد به ترتیب مقام تا انتها میز قرار می گیرند.

میز U حالت میز T را دارد با این تفاوت که رییس در رأس و بقیه افراد ترتیب خاصی از نظر مقام رتبه ندارند.

میز L عموما تعدادی میهمان یا منشی در آن حضور دارند که در قسمت پایین میز قرار می گیرند.

این ویژگی ها متاثر از اختصاصات و ویژگی های طبیعی مکان است. برای نمونه اول ویژگی انسانی مکان جمعیت است که شامل (تعداد، تراکم، پراکندگی، ساختمان و حرکات جمعیت می شود).

وقتی که ما واژه ی اقتصاد را به کار می بریم تقریبا تمامی مباحث و موضوعات اقتصادی را در بر میگیرد اما آنچه که در جغرافیا برای ما اهمیت دارد مواردی مانند : 1- فعالیتهای اقتصادی 2- تولیدات اقتصادی 3- نظامهای اقتصادی می باشد.

به طور کلی فعالیتهای کشاورزی در یک مقیاس کلی وابسته به بستر طبیعی مکان هستند و به همین دلیل معمولا فعالیت های کشاورزی در سطح وسیعی از مکان انجام می گیرد، در عین حال فعالیت های صنعی به واسطه ی این که عوامل تولید صنعتی در مقایسه ی با فعالیت های کشاورزی به صورت نقطه ای و در قالبت نقاط پراکنده در سطح مکان گسترده اند فعالیت های اقتصادی نیز به طور پراکنده در سطح مکان یکی دیگر از وِیژگی های مکان ویژگی اجتماعی مکان است، طبقات اجتماعی معمولا در ارتباط تنگاتنگی با شکل مکان است. اصولا در جوامعی که از اقتصاد کشاورزی برخورداند معمولا به واسطه ی این که جمعیت این نواحی به صورت پراکنده در سرتاسر زمین توزیع شده اند معمولا امکان شکل گیری گروههای اجتماعی، نهادها و سازمانهای اجتماعی در آنها خیلی ضعیف است . اما در مقابل در جوامعی که فعالیت غالب آنها عمدتاً صنعتی است در این جوامع به واسطه ای اینکه به صورت نقاط متراکم و متمرکز صعنعی است معمولا در این جوامع زمینه و شرایط لازم برای شکلگیری گروه های اجتماعی (مانند نهادهای مختلف اجتماعی، تشکلهای اجتماعی و ...) کاملا هموار است به طوری که یکی از ویژگی های شاخصه های اجتماعی که جامعه ی شهری و روستایی را از هم متمایز می کند برخورداری شهرها از نهادهای مختلف و تشکل های اجتماعی است. البته ممکن است این جریان در روستا هم وجود داشته باشد اما بسیار ضعیف است مگر در مواردی که جامعه ی روستایی برای ادامه ی حیات نیازمند به ایجاد تشکلهای اجتماعی و سازمانهای اجتماعی باشند. مثلا در ایران مرکزی به دلیل محدودهای جغرافیای جدی (مانند کمبود آب) سبب شده است که بهره برداری از منابع آب (استحصال آب و دسترسی به آب) به وسیله ای تلاشهای فردی و اقدامات فردی غیر ممکن است لذا در این جوامع مجبورند برای مقابله با تنگناها و شرایط سخت محیطی اقدام به ایجاد تشکلهای گروهی در زمینه های مختلف کار و تولید کنند در غیر این صورت ادامه ی حیات و بقاء جامعه میسر نیست. به همین خاطر شکلگیری نهادهای اجتماعی، شکل گیری تعاونی های تولیدی در روستاهای ایران مرکزی از قدمت و سابقه ی چند هزار ساله برخوردار است اما همچنان که گفتیم در محیط های شهری به واسطه این که اقتصاد مکانهای شهری در ارتباط با فعالیتهای صنعتی و خدماتی است لذا در عین حالی که فعالیت ها به صورت تخصصی و در قالب تقسیم کار انجام می گیرد لذا شاغلین هر بخشی معمولا در کنار هم زمینه را برای ایجاد تشکل های اجتماعی، اصناف و نهادهای مختلف اجتماعی فراهم می کنند، لذا یک تفاوت دیگری که بین شهر و روستا می توانیم به آن اشاره کنیم تنوع و تکثر در ساختارهای اجتماعی است. ساختار اجتماعی شهر همراه با تنوع، گوناگونی و تکثر در فعالیتها که موجب شکل گیری گروهای مختلف اجتماعی و اقشار در شهر می شود و به همین دلیل آن هم سویی اجتماعی و هماهنگی که بین اعضای جامعه ی روستایی دیده می شود در محیط های شهری دیده نمی شود. در محیط های شهر ما معمولا با علائق، سلائق، دیدگاهها و حتی بعضاً ویژگی های متفاوت فرهنگی و اجتماعی مواجه هستیم که نمود آنرا معمولا در انتخابات ها می بینیم (در شهرها آراء مردم متکثر و مختلف است اما در محیط روستا معمولا اکثر افراد از یک جریان طبعیت می کنند). رفتارهای اجتماعی هر جامعه به نوعی منکس کننده بسیاری از ویژگیهای اقتصادی، سیاسی و حتی زیست محیطی آن جامعه است. چکیده ی عملکرد نهادها، نظام ها و ساختارهای مختلف سیاسی، اقتصادی و فرهنگی آن جامع است .

بسیاری از رفتارهای فرهنگی (مانند سطح تکنولوژی جامعه اعم از تکنولوژی ابزاری مانند ماشین آلات و ابزارها و تکنولوژی غیر ابزاری که خیلی از ویژگی های جامعه را شامل می شود اما مهمترین نشانه ی آن در دانش مدیریت فراهم می شود. تکنولوژی ابزاری از ابتدایی ترین ابزارالات تکنولوژی را شامل می شود تا آخرین دستآوردهای تکنولوژی و تکنولوژی غیر ابزاری از اولین شیوه های مدیریت را شامل می شود تا آخرین شیوه های مدیرتی). دلیل تاکید به خاطر این هست که معمولا مجموعه ای از ویژگی های فرهنگی جامعه در هم تنیده می شود و در نتیجه ی این ترکیب و تلفیق بسیاری از فاکتورهای فرهنگی، تکنولوژی آن جامعه شکل می گیرد و به همین دلیل است که سطح تکنولوژی مورد استفاده ای هر جامعه مانند آیینه ی تمام نمایی است که تمامی ویژگی های فرهنگی آن جامعه را منعکس می کند. از طرفی تکنولوژی هر جامعه حاصل تفکر و خرد اجتماعی آن جامعه است و در واقع نمادی از بُعد معنوی انسان است.

مانند سایر ویژگی ها متاثر از سایر ویژگی های مکان می باشد. از دیدگاه جغرافیا ویژگی سیاسی هر مکان محصول و چکیده ای عملکرد عوامل و نیروهای شکل دهنده به مکان است به عبارتی موقع مکان، اقلیم مکان، جنس خاک مکان، شرایط زیستی مکان و ... حاصل درهم تنیدگی این ویژگی ها نهایتاً در ویژگی سیاسی مکان منعکس می شود. نکته ای که باید در درک معنا و مفهوم مکان جغرافیایی باید به آن توجه داشته باشیم نحوه ی ارتباط عوامل مکانی است. دامنه ی روابط مکانی گاهی فقط تحت تاثیر یک عامل مهم است که می تواند تغییر پیدا کند و آن عامل زمان است چون با گذشت زمان محصول محصول ترکیب و تلفیق عوامل مکانی حاصل می شود. برای خلق رویدادهای جغرافیایی در مکان ما به زمان نیاز داریم. ما در زمان رشد (ایده ها، تکنولوژی، عوامل و نیروهای خلاق) را داریم.

جمعآوری سخنرانان، جذب حامیان مالی و بازاریابی برای کنفرانس جزو فهرست کارهای بیپایانی هستند که برای برگزاری موفق یک کنفرانس باید انجام گیرند. یکی دیگر از جنبههای مهم و چالشبرانگیز در فرآیند برنامهریزی، انتخاب یک محل خوب برای برگزاری است. برای اینکه فرآیند انتخاب کمی سادهتر شود، چکلیست انتخاب یک مکان خوب برای برگزاری را تهیه کردهایم. اگر به دنبال سالن کنفرانس هستید و یا به دنبال برگزاری هر رویداد بزرگ، قبل از انتخاب موارد زیر را چک کنید.

محل برگزاری رویداد برای به حداکثر رساندن حضور شرکتکنندگان در رویداد مهم است. قبل از این که محل مناسب برای برگزاری کنفرانس تان را انتخاب کنید، مطمئن شوید که وسایل حملونقل هوایی، زمینی و یا راهآهن به راحتی قابل دسترس باشد. به این نکته نیز توجه داشته باشید که اگر شرکتکنندگان شما VIP باشند، در صورتی که محل برگزاری کمی دور باشد آنها را از دست خواهید داد. لذا تا حد امکان سعی نزدیکترین و قابل دسترسترین مکان را برای شرکتکنندگانتان فراهم کنید. همچنین از وجود پارکینگ و سایر خدمات حملونقل مطمئن شوید و آنها را به اطلاع شرکتکنندگان برسانید.

هنگامیکه یک مکان خوب و در دسترس انتخاب کردید، مطمئن شوید به راحتی خواهید توانست از تسهیلاتی که این مکان در اختیار شما قرار میدهد استفاده کنید. به عنوان مثال به موضوعاتی مانند این توجه کنید که آیا این مکان در فصل برگزاری رویداد در بهترین وضعیت خود قرار خواهد داشت؟. همچنین به دنبال سالنی باشید که بیشترین امکانات برای شبکهسازی را فراهم کند، مثلا شما میتوانید سالنهایی را پیدا کنید که قسمت مخصوصی برای VIPها دارند و یا بخشهایی برای تفریح و سرگرمی که این مکانها فرصتهای شبکهسازی برای شرکتکنندگان را به حداکثر میرسانند.

اگر کنفرانسی که برگزار خواهید کرد چند روزه است و در داخل مکانی که انتخاب کردهاید هتل و سایر امکانات رفاهی برای اسکان وجود ندارد، مهمه که نزدیکی سالن کنفرانس را بررسی کنید تا امکانات اسکان برای شرکتکنندگان وجود داشته باشد. اگر هتل خوبی نزدیک به سالن کنفرانس وجود ندارد فراهم کردن امکانات حمل و نقل تا محل هتل باید جزو وظایف اصلی شما باشد.

به این نکتهی مهم توجه داشته باشید که آیا مکان پیشنهادی، تصویری را که شما میخواهید از این پروژه در اذهان مردم ایجاد کنید را منعکس میکند یا از آن میکاهد. محلی که شما انتخاب میکنید باید با مخاطبانی که دارید تراز باشد. اگر شما مخاطبان لوکسی داشته باشید، اما نتوانید مکان متناسب با آنها برایشان پیدا کنید متعاقبا تصویری که از این رویداد در ذهنها ایجاد شده بود خراب خواهد شد.

قبل از عقد قرارداد از مسئول هماهنگی بپرسید که آیارویداد دیگری به هنگام برگزاری رویداد شما وجود خواهد داشت که پیام برند شما با آن مطابق نباشد؟ با سوالاتی شبیه به این مطمئن شوید مشکلات در رابطه با برند شما و یا مسائل مشابه وجود نداشته باشد.

قبل از انتخاب مکان شما باید میزان بودجهی در دسترس خود برای مکان را تعیین کنید و براساس بودجهای که دارید یک مکان مناسب را انتخاب کنید. احتمالا شما نیز همانند سایر برگزارکنندهها با کمبود بودجه مواجه باشید، از مذاکره نترسید؛ به روشهای خیلی ساده قادر خواهید بود یک مکان مناسب را با کمترین هزینه در اختیار بگیرید. به عنوان مثال، شما میتوانید در ازای بستن قرارداد چندساله میزان هزینهها به مقدار زیاد کاهش دهید.

نسبت تعداد شرکتکنندگان را به تعداد کارکنانی که در اختیار دارید پیدا کنید، این نسبت به شما نشان خواهد داد که آیا کارکنان کافی برای پشتیبانی دربان، تحویل مهمانان، اهدای گردنآویزها و برقراری امنیت در اختیار دارید یا نه؟ برای تعیین این نسبت ضروری است که از مسئول هماهنگی سالن کنفرانس در مورد آن بپرسید. از او بخواهید به صورت دقیق افرادی را که در اختیار رویداد شما قرار خواهند گرفت و دقیقا چه مسئولیتهایی خواهند داشت را بیان کند، آیا کارکنان آنها در ترویج برنامهی رویداد، نظرسنجی و … کمک خواهند کرد یا نه؟ بدین وسیله از مسائل و مشکلات احتمالی که اغلب در حین برگزاری کنفرانس به وجود میآیند جلوگیری خواهید کرد.

شما ممکن است یک سالن کنفرانس را به دلیل زیبایی و ظرفیتی که در اختیار شما قرار میدهد انتخاب کنید، اما به این نکته توجه داشته باشید که یک سالن خوب باید بتواند ویژگیها و امکانات تسهیلی مانند تمام تجهیزات سمعی و بصری، میکروفون، امکان تغییر چینش صندلیها، مکانی برای اسپانسرها، افزایش ظرفیت و … را بدهد.

توجه به برندینگ در سالن کنفرانس از اهمیت بسیاری برخوردار است، شما احتمالا میخواهید همه چیز در دکوراسیون شما هماهنگ و سازگار باشد، لذا باید از هماهنگکننده محل برگزاری بپرسید که چنین امکانی هست؟ آیا آنها به شما اجازه میدهند تا هر دکوراسیونی را طراحی کنید؟ آیا میتوانید فضای بیرون از سالن را به رنگ و بوی برندتان دربیاورید؟ شما ممکن است بخواهید پوسترهایی را روی آسانسور بچسبانید قبل از انتخاب قطعی حتما راجع به این مسئله اطلاعات کافی داشته باشید، اگر آنها برندسازی شما را تسهیل کنند، در بسیاری از مسائل دیگر نیز کمک رسان خواهند بود.

بیشتر انتقاداتی که در رویدادهای کشور ما دریافت میشود در این حوزه است، اینکه شما مکانی را انتخاب کنید که ایستگاههای شارژ داشته باشد و برای شرکتکنندگانتان امکانات وایفای ارائه کند بسیار مهم است. اگر سالنی که شما انتخاب کردهاید چنین امکاناتی را فراهم نمیکند، شما باید یک عنصر اضافی به لیست کارهای خود اضافه کنید.

به این نکته توجه داشته باشید که هیچ چیز در حین برگزاری رویداد بدتر از این نخواهد بود که شرکتکنندگان نتوانند به وای فای وصل شوند و یا شارژ دستگاه تلفن همراه شان تمام شود. بنابراین قبل از عقد قرارداد تعیین کنید که آیا پشتیبانی فنی در محل رویداد وجود خواهد داشت یا نه؟ همهی این موارد باید در قرارداد ذکر شود و اگر آنها چنین تضمینی به شما نمیدهند، خودتان برای به وجود نیامدن مشکلات بعدی چارهای بیندیشید.

همهی رویدادها(حتی رویدادهای خیلی کوتاه) از پذیرایی به عنوان ابزاری برای انرژیبخشی و استراحت برای شرکتکنندگان استفاده میکنند. اگر شما در حال برگزاری یک کنفرانس بزرگ باشد باید همهی وعدههای غذایی و … را برای شرکتکنندگانتان فراهم کنید. بسیاری از سالنهای کنفرانس خودشان امکانات پذیرایی را فراهم میکنند؛ با این حال قبل از عقد قرارداد از مسئولین سالن کنفرانس بپرسید که اگر نمیتوانند امکانات مدنظر شما را فراهم کنند، تیمی را برای مدیریت خورد و خوراک آماده کنید. اگر تمام مراحل را گام به گام طی کرده باشید، مطمئن باشید که یکی از مهمترین مسائل مرتبط با رویداد را به خوبی طی کردهاید. اگر مورد دیگری وجود دارد که حین برگزاری با آن مواجه شدهاید، میتوانید در قسمت نظرات آن را با ما در میان بگذارید.

کتاب مبانی سازمان و اصول سرپرستی: کاربردی برای جلسات کارگاهی و اداری سازمانها ، نويسنده: اکبر آقاجری

وبسایت علمی آموزشی ایوند https://blog.evand.com

وبسایت فرهنگی آموزشی دکتر امیر دبیری

وبسایت دانشگاه رازی کرمانشاه

وبسایت راهنمای زندگی سالم https://salamat.life

دسته بندی :